Gestão de despesas feita à mão consome até três dias de trabalho por semana nas empresas

A gestão de despesas segue sendo um dos principais gargalos operacionais das empresas brasileiras. Em um momento em que eficiência financeira e controle de custos dominam a agenda dos CFOs, processos manuais ligados a viagens corporativas e reembolsos ainda consomem o equivalente a quase três dias de trabalho por semana e geram perdas silenciosas ao longo do ano.

Só o mercado de viagens corporativas movimenta mais de R$ 60 bilhões anuais no Brasil. Ainda assim, a falta de estrutura e de controle prévio sobre essas despesas continua drenando tempo, orçamento e capacidade analítica das áreas financeiras.

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Gestão de despesas começa antes do fechamento

Levantamento da The State of Business Travel Survey aponta que empresas com cerca de 200 viagens por ano podem evitar desperdícios de até US$ 45 mil quando adotam processos mais organizados. O problema não está apenas no valor gasto, mas no momento em que a decisão ocorre.

“A eficiência do orçamento de viagens e despesas não pode começar no fechamento. Ela precisa começar antes, no momento da decisão”, afirma Pedro Góes, CEO da Paytrack. Segundo ele, a chamada economia preventiva busca estruturar a operação para reduzir erros antes que o dinheiro saia do caixa.

Gestão manual amplia custos invisíveis

Os desperdícios raramente aparecem de forma clara nos relatórios financeiros. Bilhetes não utilizados, créditos esquecidos, tarifas inadequadas e compras feitas sem antecedência são exemplos de custos que se acumulam ao longo do tempo.

Compras de última hora podem sair até 70% mais caras, além de gerar gastos adicionais com cancelamentos e remarcações. Em microempresas, o impacto é ainda maior: 59% dos donos ou sócios acumulam a gestão dessas despesas, dividindo o tempo entre tarefas estratégicas e rotinas operacionais.

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Gestão de despesas e a agenda dos CFOs para 2026

O tema está alinhado às recomendações das principais consultorias globais. Relatórios recentes de Gartner, Deloitte, PwC e Horváth indicam que otimização de custos, previsibilidade financeira e tecnologia estarão no centro das decisões dos CFOs em 2026.

No Brasil, estudos do Evermonte Institute mostram uma migração clara para uma atuação mais analítica das áreas financeiras, com foco em produtividade, governança e impacto mensurável das decisões.

Trabalho impacta tempo, conformidade e estratégia

Empresas que avançam na automatização da gestão de despesas relatam redução expressiva no tempo de fechamento financeiro e aumento dos níveis de conformidade, que podem se aproximar de 95% poucos meses após a reorganização dos processos.

“A mudança mais profunda acontece quando o profissional deixa de apagar incêndios e passa a atuar de forma estratégica”, afirma Góes. Segundo ele, o ganho não é apenas financeiro, mas também de clareza e tempo para análise.

Papel do financeiro

A digitalização do controle de viagens, políticas e prestações de contas permite reduzir exceções, ampliar a visibilidade dos gastos e trazer previsibilidade ao orçamento. Com menos ruído operacional, o foco se desloca do retrabalho para a tomada de decisão.

Esse movimento reflete uma transformação mais ampla da área financeira: sair do papel operacional e assumir uma posição de gestão ativa do orçamento. Em um ambiente de margens pressionadas e consumo mais seletivo, a forma como as despesas são decididas passa a ser tão relevante quanto o valor final gasto.

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