Empresas devem identificar gargalos antes de investir para aumentar a produção, afirma Misa Antonini

Empresas que enfrentam atrasos em pedidos e dificuldades para atender clientes podem precisar reorganizar seus processos, antes de contratar funcionários. Identificar a etapa que limita o ritmo de toda a operação é fundamental para aumentar a produtividade e direcionar investimentos com maior potencial de retorno, segundo Misa Antonini, notável do quadro Gestão e Estratégia.

Em sua avaliação, ampliar a capacidade de etapas que não representam o principal obstáculo pode apenas aumentar filas e custos, sem melhorar o resultado final do negócio.

Como identificar e resolver os gargalos

A especialista recomenda que o empresário acompanhe o percurso do pedido desde a venda até a entrada do dinheiro no caixa, incluindo as etapas de execução e pós-venda. O objetivo é descobrir onde os pedidos ficam parados, quais equipes precisam esperar e em que ponto se acumulam filas.

Depois de identificar o gargalo, o próximo passo é garantir que essa etapa opere com o melhor aproveitamento possível. Isso inclui evitar períodos ociosos, preparar os materiais necessários com antecedência e organizar o trabalho para que a capacidade disponível seja utilizada de forma eficiente.

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A empresa também deve avaliar quais produtos geram maior retorno financeiro em relação ao tempo consumido no gargalo. Antonini cita o exemplo de dois produtos: o primeiro tem margem de contribuição de R$ 40 e consome duas horas da etapa restritiva, enquanto o segundo gera R$ 30 e utiliza apenas uma hora.

Nesse cenário, o primeiro produto proporciona R$ 20 de margem por hora do gargalo, enquanto o segundo gera R$ 30. Assim, mesmo com uma margem por unidade menor, o segundo produto pode ser mais vantajoso para a empresa, pois aproveita melhor o recurso que limita a produção.

Gargalos também estão em serviços e regras internas

As restrições não se limitam às linhas de produção industriais. Em empresas de serviços, por exemplo, a concentração de uma competência técnica em um único profissional pode atrasar a análise e a aprovação de projetos, mesmo quando há capacidade disponível nas demais equipes.

Antonini aponta três áreas em que os gargalos podem surgir: mercado, capacidade e regras internas. No primeiro caso, a empresa consegue entregar mais do que vende, e o problema está na geração de demanda, não na operação. Nessa situação, ampliar a produção não resolve a falta de pedidos.

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Na restrição de capacidade, o obstáculo pode ser uma máquina, uma equipe insuficiente ou uma habilidade técnica concentrada em poucas pessoas. Já nas regras internas, o problema pode estar no excesso de aprovações, nas etapas burocráticas desnecessárias ou em procedimentos que atrasam a liberação de pedidos sem reduzir riscos relevantes.

Para a especialista, esse último tipo de restrição pode ser especialmente difícil de perceber, porque os próprios funcionários passam a considerar os procedimentos parte natural do funcionamento da empresa.

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Três erros que comprometem a produtividade

Entre os erros mais comuns, Antonini destaca a falta de acompanhamento depois que um gargalo é resolvido. Como a restrição pode se deslocar para outro ponto do processo, a empresa precisa reavaliar periodicamente o fluxo de trabalho.

Outro equívoco é confundir equipes ocupadas com operações eficientes. Contratar mais funcionários, terceirizar atividades ou ampliar etapas anteriores e posteriores ao gargalo pode aumentar o volume de trabalho sem acelerar a entrega final.

O terceiro erro é investir antes de investigar. Para evitar gastos que não resolvem o problema central, a recomendação é mapear o processo e medir o tempo necessário para cada etapa antes de decidir onde aplicar recursos.

Como primeiro passo, Antonini orienta o empresário a desenhar o fluxo de um pedido, do setor comercial até a entrada do dinheiro no caixa, dividindo o percurso em quatro ou cinco etapas. Em seguida, deve observar a operação durante uma semana e registrar quanto tempo cada fase leva.

Com esse levantamento, a empresa poderá identificar onde os pedidos se acumulam e avaliar qual mudança tem maior potencial para destravar a operação, seja a aquisição de equipamentos, a contratação de profissionais ou o desenvolvimento de uma competência técnica.

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