Reuniões improdutivas comprometem gestão e desperdiçam tempo nas empresas, aponta Misa Antonini

A baixa produtividade das reuniões está entre os principais entraves para a gestão de pequenas e médias empresas, afirmou Misa Antonini, notável do Times Brasil – Licenciado Exclusivo CNBC, durante o quadro Gestão e Estratégia desta quarta-feira (15). Segundo ela, profissionalizar esse processo é uma das formas mais rápidas de aumentar a eficiência das equipes.

“O empresário reclama de muitas reuniões como quem reclama do clima, como se fosse algo sobre o qual não tivesse poder de ação. Mas é possível profissionalizar a gestão do calendário, do tempo e do time de uma forma muito mais madura”, afirmou.

Pauta e participantes

Segundo Misa, toda reunião deve começar com uma definição objetiva do que precisa ser resolvido. Ela recomenda limitar cada encontro a três objetivos, três pautas e três decisões concretas, evitando dispersão e perda de foco.

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Para definir quem realmente precisa participar, a especialista sugeriu utilizar a matriz RACI, que identifica os responsáveis, aprovadores, consultados e apenas informados sobre cada tema.

“Quem precisa apenas ser informado não deve estar na sala. Basta receber um e-mail depois com a ata e as decisões tomadas. É aí que muitas empresas desperdiçam produtividade”, explicou.

Tipos de reunião

A especialista também propôs classificar os encontros conforme seu custo e capacidade de gerar decisões.

Ela chamou de “teatro” as reuniões com muitas pessoas, alto custo e baixa capacidade de decisão. Já as reuniões estratégicas, embora caras, justificam o investimento por definirem o direcionamento da empresa. O objetivo, segundo ela, é ampliar as reuniões operacionais de alta performance, com poucas pessoas e decisões rápidas.

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“Tem muita reunião que poderia, sim, ser um e-mail. Já as reuniões operacionais precisam ter pessoas certas, objetivos claros e decisões que deem cadência à operação”, destacou.

Ela ainda recomendou estruturar diferentes rituais de gestão, como reuniões diárias de 15 minutos, encontros semanais para acompanhamento tático, revisões mensais de resultados, reuniões trimestrais de estratégia e um planejamento anual com a liderança.

Erros frequentes

Na avaliação de Misa, três falhas são recorrentes nas empresas: líderes que começam a reunião impondo sua opinião, encontros usados apenas para apresentar relatórios e reuniões encerradas sem responsáveis ou prazos definidos para execução.

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Ela defendeu que o líder escute primeiro a equipe antes de manifestar seu posicionamento, estimulando contribuições mais qualificadas.

“Se a reunião termina sem decisões, sem responsáveis e sem prazos, provavelmente ela poderia ter sido um e-mail”, afirmou.

Como exercício prático, a especialista orientou empresários a revisar a agenda da semana anterior para identificar quantas reuniões efetivamente produziram decisões e, nas próximas, aplicar a matriz RACI antes mesmo de iniciar a conversa.

“Comece a aplicar a matriz RACI em toda reunião. Muitas vezes você mesmo perceberá que está ali apenas para ser informado e poderá liberar seu tempo para atividades que realmente geram valor”, concluiu.

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